Dynamics 365 Sales Verkaufschancen einfach erklärt

Wer im Vertrieb mit Dynamics 365 Sales arbeitet, stolpert früh über die Frage: Was ist eigentlich eine Verkaufschance, und worin unterscheidet sie sich von einem Lead? Ist sie nur ein anderer Name für dasselbe, oder steht der Kunde dann wirklich kurz vor dem Kauf? Dieser Artikel erklärt, wie Verkaufschancen aufgebaut sind, wie sie entstehen, wie die Pipeline sie durch vier Phasen führt und warum der saubere Abschluss als gewonnen oder verloren so wichtig ist.

Kurz gesagt: Ein Lead ist frühes Interesse. Eine Verkaufschance ist ein Verkaufsgespräch, das konkret genug ist, um als mögliches Geschäft nachverfolgt zu werden. Sie zeigt, wer kaufen könnte, was gekauft werden könnte und wann der Abschluss erfolgen könnte.

Was ist eine Verkaufschance in Dynamics 365 Sales?

Viele Vertriebsteams haben früher so gearbeitet: Nach einer Messe geht eine E-Mail raus, der Verkäufer kritzelt eine Notiz, nach einem Anruf landen ein paar Details in einer Tabelle. Der Kunde fragt nach Preisen, aber die Notizen liegen im Postfach und die Tabelle in einem freigegebenen Ordner. Niemand weiß, wie real der Deal ist. Es ist unklar, wer den nächsten Schritt übernimmt und welches Budget der Kunde erwartet. Fragt ein Manager, was diesen Monat abgeschlossen werden könnte, beginnt das Raten.

Eine Verkaufschance gibt diesem Gespräch ein gemeinsames Zuhause. Einfach ausgedrückt ist sie ein potenzieller Umsatz, der mit einem Kundendatensatz verknüpft ist. Das kann ein Konto (ein Unternehmen) oder ein Kontakt (eine Einzelperson) sein.

Ein Vorgangsordner pro möglichem Verkauf

Nehmen wir Contoso als bestehenden Kunden. Mit der Zeit kauft Contoso vielleicht 125 CRM-Lizenzen, später Schulungsleistungen und im nächsten Jahr ein Supportpaket. Das sind getrennte Kaufgespräche. Jedes kann zu einer eigenen Verkaufschance mit eigenem Betrag, Abschlussdatum, eigenen Produkten, Personen und einem eigenen Ergebnis werden. Sie legen also nicht einen riesigen Datensatz „Contoso Verkäufe“ an, sondern für jeden möglichen Verkauf einen eigenen Vorgangsordner.

Das Bild vom Bürogebäude hilft: Das Konto ist der Firmenname auf der Empfangsliste, der Kontakt die Person, die Sie drinnen treffen. Die Verkaufschance ist der Ordner, den Sie von Raum zu Raum tragen, während der Verkauf voranschreitet.

Das Thema: ein aussagekräftiger Name

Ganz oben erhält die Verkaufschance ein Thema. Es sollte auch in einer langen Chancenliste ohne Öffnen des Datensatzes etwas verraten. „125 CRM-Lizenzen für Contoso Inc.“ zeigt Produktmenge und Kunde auf einen Blick. „Neuer Vorgang“ sagt dagegen kaum etwas, besonders wenn ein Team dutzende offene Chancen hat.

Die Verkaufschance hält außerdem fest, wer der Kunde ist, wer den Vorgang im eigenen Unternehmen betreut, welchen Umsatz Sie erwarten und wann der Kunde voraussichtlich entscheidet. Dazu kommt eine Wahrscheinlichkeit, also die Einschätzung des Teams zur Gewinnchance auf Basis des aktuellen Wissensstands. Ein Vorgang mit echtem Budget, bekanntem Entscheidungsträger und klarem Datum verdient mehr Vertrauen als ein beiläufiges Gespräch ohne Folgetermin.

Vom Lead zur Verkaufschance: So entstehen Verkaufschancen

Die meisten Verkaufschancen beginnen als Lead, müssen es aber nicht. Ein Lead speichert frühes Interesse, während Sie klären, ob daraus ein echtes Verkaufsgespräch wird. Vielleicht hat jemand ein Formular ausgefüllt, Sie haben ihn auf einer Veranstaltung getroffen oder er hat auf eine Kampagne geantwortet.

Den Lead qualifizieren

Nach ein paar Gesprächen wissen Sie mehr: Der Kunde hat einen echten Bedarf, es gibt ein mögliches Budget, und jemand ist bereit, über einen Kauf zu sprechen. Dann qualifizieren Sie den Lead, und Dynamics 365 Sales erstellt daraus eine Verkaufschance. Informationen aus dem Lead werden automatisch übernommen, niemand muss Kundendaten neu eingeben. Lead und Chance bleiben verknüpft, und Aktivitäten sowie Notizen aus dem Lead sind im Verkaufschancendatensatz sichtbar. Der nächste Vertriebsmitarbeiter findet den Kontext, ohne separate Datensätze zu durchsuchen.

Ein Beispiel: Alex spricht mit einem Kontakt, der einen Produktleitfaden heruntergeladen hat. Zunächst ist unklar, ob der Kontakt nur stöbert. Nach einigen Gesprächen heißt es, das Unternehmen brauche 125 Lizenzen und wolle in diesem Quartal entscheiden. Alex qualifiziert den Lead, die Verkaufschance entsteht und bleibt mit dem Ursprung verbunden.

Direkt anlegen oder kopieren

Sie können eine Verkaufschance auch direkt erstellen, wenn es nie einen Lead gab. Ein Bestandskunde fragt nach einer zusätzlichen Dienstleistung, ein Partner stellt Sie einem Käufer vor, oder Ihr Accountmanager erkennt bei einem Kundengespräch eine Vertragsverlängerung. Sie beginnen mit dem Kunden und den bekannten Fakten und ergänzen den Rest im Verlauf.

Für wiederkehrende Geschäfte gibt es die Möglichkeit, eine Verkaufschance zu kopieren. Microsoft kennzeichnet das derzeit als Vorschaufunktion. Sie prüfen den neuen Datensatz und passen etwa Betrag und Datum an. Eine Kopie ist aber kein Klon der Historie:

• Der neue Datensatz ist offen und startet wieder in der ersten Verkaufsphase.
• Wer kopiert, wird Besitzer.
• Tatsächliches Abschlussdatum und tatsächlicher Umsatz bleiben leer, Wettbewerber aus verlorenen Geschäften werden nicht übernommen.
• Aktivitäten, Notizen, Anhänge, Angebote, Aufträge, Rechnungen und die Zeitleiste bleiben beim ursprünglichen Vorgang.

Das ist sinnvoll: Die alten Anrufe und Dokumente gehören zum alten Geschäft, das neue braucht seine eigene Historie.

Die Verkaufspipeline: vier Phasen für realistischere Deals

Oben in der Verkaufschance zeigt Dynamics 365 Sales die Prozessleiste. Microsoft nennt das einen Geschäftsprozessfluss, doch es ist einfach ein sichtbarer Pfad durch das Verkaufsgespräch. Die Leiste verkauft nichts und beweist keinen Abschluss. Sie erinnert daran, welche Fragen noch offen sind. Der Standardprozess hat vier Phasen: Qualifizieren, Entwickeln, Vorschlagen und Abschließen.

Phase 1: Qualifizieren

Hier sammeln Sie die Grundfakten: Sie identifizieren den Kontakt, verknüpfen die Chance mit dem richtigen Kunden und fragen nach dem Zeitrahmen. Eine grobe Antwort ist besser als keine. Dazu kommt das geschätzte Budget, also das Geld, das dem Kunden möglicherweise zur Verfügung steht. Es ist nicht dasselbe wie Ihr erwarteter Umsatz: Ein Kunde kann 50.000 Dollar Budget haben, während Ihr Paket 30.000 Dollar kostet.

Außerdem klären Sie, wie der Kunde Kaufentscheidungen trifft, allein oder per Komitee mit Beteiligten aus Finanzen, IT, Einkauf und Fachbereich. Und Sie identifizieren den Entscheidungsträger. Ein freundlicher Kontakt versteht das Problem, kontrolliert aber womöglich weder Budget noch Freigabe. Eine kurze Zusammenfassung gibt jedem einen schnellen Überblick.

Phase 2: Entwickeln

Nun wird das Gespräch konkreter. Sie erfassen den Kundenbedarf (was soll korrigiert, verbessert, ersetzt oder erreicht werden?) und Ihre vorgeschlagene Lösung, etwa Dynamics 365 Sales Lizenzen, Unterstützung bei der Einrichtung und Schulung. Sie identifizieren Stakeholder, also Beteiligte auf Kundenseite, die nicht unterschreiben, aber mitreden: ein Vertriebsleiter interessiert sich für Berichte, ein IT-Leiter für Sicherheit, ein Finanzverantwortlicher für Kosten. Auch Wettbewerber gehören hierher. Wenn der Kunde Optionen vergleicht, sollte das Team das vor dem Angebot wissen.

Phase 3: Vorschlagen

Jetzt benennen Sie die Personen im eigenen Unternehmen, die beim Geschäft helfen, etwa Vertrieb, Produktexperte und technische Unterstützung. Sie erstellen das Angebot mit Produkten, Preisen, Arbeitsumfang oder Bedingungen und können Angebotsdateien an die Chance anhängen. Vor dem Versand steht die interne Prüfung. Sie verhindert, dass ein Dokument Leistungen verspricht, die das Lieferteam nicht erfüllen kann, oder nicht genehmigte Preise enthält. Erst danach folgt die Präsentation beim Kunden.

Phase 4: Abschließen

Abschluss heißt nicht, dass der Kunde zugestimmt hat, sondern dass das Geschäft den letzten Teil des Kaufgesprächs erreicht hat. Sie stellen das finale Angebot fertig, präsentieren es und bestätigen das erwartete Entscheidungsdatum, statt ein altes Datum aus einem Meeting vor zwei Monaten stehen zu lassen. Zum Prozess gehören ein Dankeschön, das das Gespräch bei Ja wie bei Nein professionell hält, und ein Debriefing, das festhält, was das Team gelernt hat, solange die Details frisch sind.

Der Datensatz: Umsatz, Wahrscheinlichkeit, Produkte und Aktivitäten

Die Prozessleiste zeigt, wo das Gespräch steht. Die eigentliche Arbeit findet im Datensatz statt, der gemeinsamen Datei für einen möglichen Verkauf. Niemand muss die Geschichte vor dem nächsten Kundengespräch aus dem Gedächtnis rekonstruieren.

Umsatz, Abschlussdatum und Wahrscheinlichkeit

Der geschätzte Umsatz ist der Betrag, den die Chance voraussichtlich einbringt, das potenzielle Abschlussdatum der Zeitpunkt der erwarteten Entscheidung. Zusammen zeigen sie einem Manager, was in einem Monat oder Quartal landen könnte. Verschiebt der Kunde seine Entscheidung von Juni auf September, ändern Sie das Datum sofort. Der Juni im Datensatz beschleunigt nichts, er täuscht nur das Team.

Den Umsatz können Sie zunächst selbst eintragen. Sobald Produkte hinzukommen, kann Dynamics 365 ihn aus Preisen, Mengen und Rabatten berechnen. Die Wahrscheinlichkeit braucht dieselbe Sorgfalt: Sie hilft beim Einordnen offener Deals, macht aus einer Vermutung aber keine verlässliche Prognose. Reagiert der Käufer nicht mehr oder kommen neue Genehmigungsschritte hinzu, senken Sie sie, statt an einem optimistischen Altwert festzuhalten.

Produktpositionen und Währung

Eine Verkaufschance kann Produktpositionen enthalten, etwa 125 Lizenzen, ein Schulungspaket und Einrichtungsdienste, jeweils mit Menge und Preisdetails. Das verknüpft den Deal mit dem tatsächlichen Angebot. Dabei gilt: Chance und Produktpositionen verwenden dieselbe Währung, und auch Angebote, Aufträge und Rechnungen folgen ihr. Solange Produktpositionen im Datensatz sind, erlaubt Dynamics 365 keine Währungsänderung. Sie entfernen die Positionen, ändern die Währung und fügen die Artikel wieder hinzu. So werden keine Beträge vermischt, die nicht zusammengehören.

Aktivitäten, Notizen und Besitzer

Im Aktivitätenbereich halten Sie Telefonate, Besprechungen, E-Mails und Aufgaben fest. Notieren Sie nach jedem Gespräch, was sich geändert hat, wer als Nächstes aktiv werden muss und bis wann. Notizen nehmen Kontext auf, der in kein Feld passt, etwa den Wunsch nach schrittweiser Einrichtung oder ein Dokument, das die Finanzabteilung vor der Genehmigung braucht. Schreiben Sie so, dass andere es verstehen.

Das Feld Besitzer weist einer Person die Verantwortung zu, die Chance voranzutreiben. Andere dürfen mitwirken, aber der Besitzer sorgt dafür, dass der nächste Schritt nicht untergeht, weil jeder annimmt, jemand anderes kümmere sich. Nimmt er einen Tag frei, muss der Kunde seine Geschichte nicht wiederholen.

Gewonnen oder verloren: Verkaufschancen richtig schließen

Trifft der Kunde eine Entscheidung, ändern Sie nicht einfach ein Statusfeld. Dynamics 365 Sales behandelt das Schließen als formellen Vorgang, weil das Ergebnis Verkaufsbilanz, Prognose und spätere Leistungsbewertung beeinflusst.

Bei „Gewonnen“ verschwindet die Chance aus der offenen Pipeline, der Datensatz bleibt aber erhalten, samt Kundenbedarf, Angebot, Aktivitätsverlauf und Endergebnis. Auch „Verloren“ ist wichtig. Der Kunde kommt vielleicht zurück oder kauft später ein anderes Produkt, und das Team sollte verstehen, warum das Gespräch endete.

Beim Schließen öffnet sich ein Formular. Bei einem gewonnenen Deal erfassen Sie etwa den tatsächlichen Umsatz, bei einem verlorenen den Grund der Absage. „Verloren“ allein sagt nichts. „Budget gestrichen“, „Wettbewerber gewählt“ oder „Projekt auf nächstes Jahr verschoben“ geben dem Team etwas, das es später auswerten kann. Auch Wettbewerberinformationen helfen. Entscheiden sich mehrere Kunden für dasselbe Konkurrenzprodukt, heißt das nicht automatisch, dass Ihr Produkt schlecht ist. Es gibt Vertriebsleitern aber Fragen zur Untersuchung: Hören Kunden eine klarere Botschaft vom Mitbewerber? Gibt es Preisbedenken? Fehlen Antworten auf einen häufigen Einwand?

Häufige Fehler und Stolpersteine

• Veraltete Daten: Sind Abschlussdaten alt oder Beträge nur geraten, wird die Prognose zu einer hübschen Maske voller falscher Informationen.
• Zu optimistische Phasen: Bleibt jeder Deal in der Angebotsphase, weil er „nah“ scheint, sieht der Trichter gesund aus, obwohl Entscheidungsdaten und genehmigte Budgets fehlen. Ein Software-Deal, der „bald abgeschlossen“ sein soll, aber weder Budget noch Entscheidungsträger zeigt, ist noch kein fast sicherer Verkauf.
• Alte Wahrscheinlichkeiten: Reagiert der Käufer nicht mehr, muss die Wahrscheinlichkeit sinken.
• Nichtssagende Themen und Verlustgründe: „Neuer Vorgang“ und „Verloren“ helfen niemandem.
• Angebote ohne interne Prüfung: Das riskiert nicht lieferbare Leistungen oder nicht genehmigte Preise.
• Unklare Verantwortung: Ohne Besitzer nimmt jeder an, ein anderer kümmere sich.
• Deals offen lassen: Wer Verluste nicht schließt, füllt die Pipeline mit Beträgen ohne echte Chance. Ein Manager plant dann ein starkes Quartal und merkt zu spät, dass Deals längst ins Stocken geraten oder verloren waren.

Praktische Takeaways

• Legen Sie pro möglichem Verkauf eine eigene Verkaufschance an, mit einem Thema, das Produkt und Kunde nennt.
• Qualifizieren Sie Leads erst, wenn Bedarf, mögliches Budget und Kaufbereitschaft erkennbar sind. Direkt erstellen dürfen Sie bei konkreten Anlässen wie Verlängerung oder Empfehlung.
• Nutzen Sie die Prozessleiste als Fragenliste: Kontakt, Zeitrahmen, Budget, Entscheidungsweg, Entscheidungsträger, Bedarf, Lösung, Stakeholder, Wettbewerber.
• Lassen Sie jedes Angebot intern prüfen, bevor es zum Kunden geht.
• Aktualisieren Sie Umsatz, Abschlussdatum und Wahrscheinlichkeit, sobald sich etwas ändert.
• Halten Sie Gespräche, nächste Schritte und Fristen in Aktivitäten und Notizen fest.
• Benennen Sie einen Besitzer, damit jeder nächste Schritt eine Verantwortliche oder einen Verantwortlichen hat.
• Schließen Sie Deals formell als gewonnen oder verloren und nennen Sie einen konkreten Grund.

Fazit

Eine Verkaufschance in Dynamics 365 Sales ist mehr als ein umbenannter Lead. Sie ist der gemeinsame Vorgangsordner, der ein konkretes Verkaufsgespräch von der Qualifizierung bis zum Ergebnis begleitet. Ihr Wert hängt von der Pflege ab: Aktuelle Daten, ehrliche Phasen und klare Abschlüsse machen Pipeline und Prognose belastbar. Gepflegte Datensätze zeigen dem Team, welche Deals Aufmerksamkeit brauchen und was aus gewonnenen wie verlorenen Geschäften zu lernen ist.